会議が長引くのは、決めたいことが後回しだから｜Notionでアジェンダを「決める・共有する・持ち帰る」に分ける方法
「今日の会議は、結局何が決まったのか分からないまま終わってしまった」
そんなふうに感じたことがある会社は、少なくないと思います。
会議の時間が長くなる原因は、話す量が多いことだけではありません。
決めたいことが、共有だけの話や、後で考えればよい話と並んでしまい、肝心の決定が後回しになっていることがよくあります。
決めたいことが後回しになる理由
会議のアジェンダは、話したい項目を並べただけのものになりがちです。
項目が並んでいると、話しやすいものから先に進みます。
その結果、判断が必要な項目にたどり着いた頃には時間が足りなくなり、「次回に持ち越し」になってしまうのです。
持ち越しが増えると、同じ話を何度もすることになります。
会議の回数だけが増え、決まることは増えません。
アジェンダを3つに分けてみる
そこで、アジェンダを書くときに、項目を3つに分けてみてください。
決めること
共有すること
持ち帰って考えること
この3つです。
「決めること」は、その場で判断してほしい項目だけにします。
「共有すること」は、知っておいてほしい連絡や進捗です。
「持ち帰って考えること」は、その場で決めず、考えてから次回に持ち込む項目です。
分け方を決めておくだけで、アジェンダの見え方が変わります。
Notionでの作り方
Notionでは、会議ごとに1ページを用意し、そのページにアジェンダを書く方法が分かりやすいと思います。
まず、ページの一番上に「決めること」を置きます。
決めることが先に目に入ると、会議の前半に判断の話ができます。
その下に「共有すること」、最後に「持ち帰って考えること」を置きます。
項目ごとに、決めたい内容を一文で書いておくと、参加する人が事前に考えやすくなります。
「何について決めるのか」が一文で分からない項目は、その場で決めるにはまだ早いかもしれません。
その場合は、持ち帰って考える側に移しておくと、会議の時間が整理されます。
決まったことは、その場で同じページに残す
決まったことは、別の場所に書き直すのではなく、同じアジェンダのページに残しておくことをおすすめします。
決めた内容と、その理由を短く書き添えておくと、後から見返したときに「なぜそう決めたのか」が分かります。
次にやることと担当者、期限も、同じページに書いておきます。
会議が終わった後に議事録を作り直す手間が減り、決まったことが探しやすくなります。
うまくいかないときの見直し方
3つに分けても、最初は「決めること」が多くなりがちです。
決めることが多い会議は、時間が足りなくなります。
その場合は、決めることを絞ってみてください。
本当に今決めないと進まないものだけを残し、残りは共有や持ち帰りに移します。
共有だけの項目が多いときは、会議で話すのではなく、資料として共有する方法もあります。
会議は、話し合う場と、知らせる場を分けて考えると、すっきりします。
週次の会議での使い方
たとえば、毎週行う定例の会議を考えてみてください。
前回の会議で決まったことと、今回決めたいことを、同じページで見られるようにしておきます。
前回の宿題がどうなったかを最初に確認し、次に今回決めたいことを話します。
共有は短く済ませ、持ち帰ることは次回の決めることに回します。
こうして回を重ねると、会議の進め方が少しずつ整っていきます。
決まったことが残るので、同じ話を繰り返すことも減っていくはずです。
会議の前に、仕事の整理から始める
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株式会社NOMORE
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