NotionのAI社員、使い続けるか見直すか｜仕事に合う使い方を選び直すヒント
「便利そうだと思ってAIを作ったけれど、最近は呼び出していない」
NotionでAI活用を進めるとき、作り方だけでなく、作った後にどう扱うかも考えておきたいところです。
一度用意した仕組みを、ずっと使い続けなければならないわけではありません。
今回は、弊社の実践をもとに、AI社員を増やすことより、今の仕事に合っているかを見直すことについてお伝えします。
弊社でも、試したAIをすべて使い続けたわけではありません
弊社では、Notion上で役割を持たせたAIを「AI社員」と呼んでいます。
議事録の整理、メルマガの下書き、顧客リサーチなど、任せる仕事を分けて使う考え方です。
以前、社外向けの発表資料を準備した際には、AI社員を導入した話だけでなく、合わなかったものは入れ替えてきたことも紹介しました。
AIは、作ることがゴールではありません。実際の仕事で使いながら、続けて使うか、任せる役割を見直すかを考えていくことが大切だと感じています。
確認や修正まで含めて、使いやすさを考える
AIを見直すときは、出力された内容だけでなく、担当者が実際に使うまでの流れにも目を向けてみます。
例えば、文章の下書きを作るAIなら、文章が出てくるだけでなく、その後に担当者が確認して使えるかが大切です。
確認や修正も含めて、仕事の流れに合っているかを見ます。
これは「AIは役に立たない」という話ではありません。仕事の任せ方や必要な情報が合っていなければ、役割を変えたり、いったん利用を見送ったりする選択肢もある、ということです。
人を減らす話ではなく、道具や仕組みを、現場に合わせて選び直す話として考えていただけると嬉しいです。
見直すなら、最近の仕事から確かめる
ここからは、弊社の記録を、皆さまの会社での運用に生かすための提案です。
私たちが実施済みの評価手順としてではなく、見直しの出発点としてお使いください。
まずは、気になっているAIについて、最近任せた仕事をNotionの同じページで確認してみます。
何を任せるために用意したAIか
実際には、どの仕事で使ったか
出力を使うまでに、どんな確認や修正が必要だったか
今も、その仕事をAIに任せたいか
使わない理由を、担当者の努力不足と決めつけないことも大切です。
使う場面がないのか、必要な情報が足りないのか、別の進め方が合うのか。
分からないところは、使う人に聞いて確かめます。
そのうえで「続ける」「役割を変える」「利用を見送る」を検討します。大がかりな管理表を増やすより、まずは実際の仕事を見ながら話せる状態を目指します。
使わなくなった仕組みも、すぐ消さなくて大丈夫
利用を見送ると決めても、すぐに設定や記録を削除する必要はありません。
別の仕事から呼び出されていないか、引き継ぐ情報がないかを担当者と確認してから扱いを決める方法があります。自動実行がある場合は、その設定も確認の対象です。
大切なのは、作ったものを守ることでも、次々に新しくすることでもなく、今の仕事に合う形を選ぶこと。弊社の実践も、最初からすべてがうまくいった話ではありません。
AIを取り入れた後に見直す余地まで残しておくと、皆さまの会社に合った使い方を考えやすくなるのではないでしょうか。
次に増やす前に、今の仕事を整理する
「もっとAIを増やした方がよいのか」「今ある仕組みを見直す方が先なのか」
迷ったときは、任せたい業務と、今つまずいている点を並べるところから始めてみてください。
日々の業務の課題や、改善の優先順位を気軽に整理できる「業務基盤タイプ診断」もご用意しています。診断結果はメールで届くので、次に取り組むことを考えるきっかけとしてお使いいただけます。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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