AIに社内データを渡す前に決める3つの約束｜Notionで安心して自動化を進める方法
「AIに仕事を任せたい。でも、顧客名や売上のデータを預けて大丈夫なの？」
NotionでAI活用のご相談をいただく中で、最近この質問を受ける機会が増えました。
便利さに期待しながらも、情報漏えいへの不安から一歩を踏み出せない。とても自然な気持ちだと思います。
私たち株式会社NOMOREも、日々の業務でAIに社内の情報を渡しながら仕事をしています。だからこそ、渡し方には自分たちなりの「約束」を決めています。今回は、私たち自身が実践している3つの約束をお伝えします。
AIにデータを渡す前に確認している3つのこと
1つ目：AIの学習に使われない仕組み化を確認する
「入力した内容がAIの学習に使われて、他の誰かの回答に出てしまわないか」これがいちばん多い不安です。
Notionの場合、AIの処理を委託している外部のAIサービスとは、データを学習に利用しない契約を結んでいることが公式に案内されています。さらに上位プランでは、AIへの送信内容を保持しない「ゼロデータ保持」の仕組みも用意されています。
まず「使っているツールがどういう約束でデータを扱っているのか」を公式の案内で確認する。これが最初の一歩です。
2つ目：どのAIモデルが動くかを「自動」任せにしない
NotionのAIには、状況に応じて使うモデルを自動で選ぶ仕組みがあります。
手軽で便利なのですが、私たちは「機密性の高い情報を扱うときは、使うAIモデルを自分たちで明示的に指定する」という運用にしています。
軽い作業とデリケートな作業で、任せ方を分ける。社内でそう決めておくと、担当者ごとに判断がぶれることがありません。
3つ目：渡す範囲と目的を決めてから渡す
AIは渡した情報しか見ることができません。だからこそ、「この作業には本当にその情報が必要か」を一度考えるようにしています。
Notionではページやデータベースごとに共有範囲を設定できるので、AIが参照できる範囲も権限の仕組みで整えられます。必要な情報だけを、必要な目的のために渡す。当たり前のようで、いちばん効く約束だと感じています。
「任せっぱなし」にしない、私たちの運用
約束を決めたうえで、もうひとつ大切にしていることがあります。
私たちの会社では、メルマガや記事の作成、議事録の整理など、定型の大量作業をAIに任せています。ただし、できあがったものは必ず人がチェックします。「作成後に2回目のチェックを入れる」ことを仕組みとして組み込み、「確認されていない情報をそのまま出さない」をルールにしています。
また、AIとのチャットは一定期間で履歴が消えるため、「覚えておいてほしい前提や決まりごとは、チャットではなくページやデータベースに書き残す」運動を徹底しています。記録に残っていれば、AIもそこを参照して一貫した仕事ができますし、人が引き継ぐときも迷いません。
「便利だから全部任せる」ではなく、「任せる範囲と、人が見る範囲を決める」この線引きがあるからこそ、安心してAIを使い続けられています。
自社に置き換えるときの進め方
もし同じように考えてみたい場合は、まず次の3つを書き出してみるのがおすすめです。
どのデータを、AIや外部サービスに渡す可能性があるのか
何のために使うのか
AIに任せてよい作業と、人が確認したい作業はどこか
書き出してみると、意外と「条件を決めれば進められる」ことが多いものです。
おわりに
AI活用と情報の守り方は、両立できます。大切なのは、便利さに飛びつく前に、自社なりの「約束」を言葉にしておくことです。
自社の業務課題や改善の優先順位を、もっと気軽に整理してみたい方には「業務基盤タイプ診断」もご用意しています。診断結果はメールでお届けしますので、隙間時間にぜひお試しください。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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