Notionを作る前に「業務の棚卸し」をする理由｜導入後に迷わない中小企業の進め方
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
「作ったNotion」が使われなくなる理由
「Notionを導入してみたものの、何を入れるか決まらないまま放置している」
「最初は頑張って作ったのに、だんだん誰も開かなくなった」
中小企業の担当者の方から、こうした声をよく耳にします。
原因は、操作の難しさではありません。「何のために、どの業務を、どこまでNotionに載せるか」を決める前に作り始めてしまうこと が、多くのケースでつまずきの出発点になっています。
私たちが構築より先にやること
弊社が導入支援で必ず最初に行うのは、画面作りではなく 業務の棚卸し です。
実際のキックオフでは、Notionの話を始める前に、現場の業務をひとつずつ細かく分けて書き出していきます。
今どんなツールを使っているか
どんな帳票（書類や記録）があるか
その書類をどこに保存しているか
今どんなことに困っているか
本当はどうなっていたら嬉しいか
この5つを、具体的に言葉にしてもらいます。
少し遠回りに見えるかもしれません。ただ、この整理があると「全部をNotionに移す必要はない」「ここだけ仕組み化すれば十分」という線引きを、お客様自身の言葉で決められるようになります。
洗い出してみると、要望が変わることも
お客様の事例をご紹介します。
最初にいただいたご相談は「Notionの作り方を知りたい」というものでした。ところが業務をひとつずつ洗い出していくと、本当の困りごとは「Notionの作り」ではなく、運用を回す人の時間が足りないこと と、経理まわりの雑務の負担であることが見えてきました。
そこで私たちは、Notionの構築だけでなく、入力代行や運用保守、経理の入力作業の整理という形に、業務を4つの領域へ分けてご提案を組み立て直しました。
「言われたものを作る」だけなら、実は早いのです。それでは使われない道具が増えるだけです。棚卸しは、本当に解くべき課題を一緒に見つけ直す時間 でもあります。
全部作らない、という決断
棚卸しが終わったら、次は「何から作るか」を絞ります。
別の取引先様では、データベースを4つだけに絞って運用を始め、4ヶ月間データが溜まってから次の拡張を検討する、という進め方を選びました。最初から全部を作り込まない方が、現場の負担は小さく、定着しやすいと私たちは考えています。
まず自社の課題整理から始めたい方へ
「うちは何から手をつければいいのか」を、気軽に整理してみたい方向けに、無料の 業務基盤タイプ診断 をご用意しています。
診断結果はメールでお届けしますので、社内での検討資料としてもお使いいただけます。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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