Notionで時短したのに手が空かない理由｜浮いた時間を「価値ある仕事」に変える仕組みづくり
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
効率化したのに、なぜか忙しいまま
「Notionを入れて業務は早くなったはずなのに、なぜか相変わらず忙しい」
導入のご相談をいただく中で、ときどき耳にする声です。
実はこれ、ツール自体の問題ではありません。私たち自身も、かつて同じ壁にぶつかりました。
時間は「空いている時間」を埋めるまで膨らむ
仕事には「与えられた時間をすべて使い切るまで膨張する」という性質があります。パーキンソンの法則と呼ばれるものです。
つまり、効率化で1時間浮いても、その1時間の使い道が決まっていなければ、目の前の雑務や急な依頼に吸い込まれてしまいます。
効率化は「時間を浮かせる」ところまで。その先の「何に使うか」は、会社が先に決めておかないと機能しません。
浮いた時間の行き先を、会社が定義する
私たちがご提案しているのは、「価値ある仕事」をあらかじめ言葉にしておくことです。
たとえば営業なら、商談そのものだけでなく、顧客情報のリサーチ、提案書づくり、成果の高い人のトークスクリプトを学ぶ時間。これらも本来あるべき営業の時間だと考えています。
Notionの役割は、情報を探す・調べる・転記する時間を減らし、その時間をこうした仕事へ回せる状態を作ること。情報共有は、見えない経費を減らす経営の戦略だと私たちは捉えています。
商談でいただいた、答えきれなかった質問
中堅企業（従業員100名規模）との商談で、こんな質問をいただいたことがあります。
「どんな業務がなくなって、どういう人がいらなくなるんですか」
その場では「なくなる業務ではなく、浮いた時間を営業活動に充てるんです」とお答えしました。ただ帰ってから振り返ると、私自身が「価値ある時間とは何か」を十分に言語化できていなかったと感じました。
この経験があったからこそ、今はご提案の前に「浮いた時間を何に使うのか」をお客様と一緒に決めるところから始めています。効率化の数字だけを並べても現場は動きません。使い道が見えて、はじめて人が動くのだと思っています。
私たちが実際にやっていること
私たち株式会社NOMOREでも、自分たちの業務時間をタスクごとに記録し、「この作業は誰に任せられるか」「この時間は提案づくりに回せないか」と定期的に見直しています。
記録してみると、思っていた以上に「探す時間」「やり直す時間」が見つかります。全部を一度に変えようとせず、まず1週間分の自分の時間を記録してみることから始めるのがおすすめです。
まずは「自社の時間の使い方」を整理するところから
大きな仕組みづくりは、いきなり始めなくて大丈夫です。
「うちの場合、どの業務の時間を減らせそうか」「浮いた時間を何に使いたいか」を気軽に整理できる診断をご用意しています。結果はメールで届きますので、空いた時間にゆっくりご覧いただけます。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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