Notionで「複数案件」を同時に回しても破綻しない｜プロジェクト管理を仕組み化する方法

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

案件が増えるほど、管理が追いつかなくなっていませんか？

「あの案件、今どこまで進んでる？」

「先方への連絡、誰かやった？」

「納品日がいつだったか、確認しないと分からない」

案件が3つ、5つ、10と増えていくにつれて、こうした混乱が日常的に発生し始めます。

私は小売業で14年間現場を経験し、今はNotionを使った中小企業の業務効率化支援を行っています。

現在、同時に10社以上のクライアントプロジェクトを並行して進めていますが、どの案件がどの段階にあるかを常に把握できています。

それを可能にしているのが、Notionによるプロジェクト管理の仕組みです。

プロジェクト管理が破綻する3つの原因

案件ごとの情報があちこちに散らばっている

メールでやり取りした内容、打ち合わせで決まったこと、作成中の資料。

これらが別々の場所に存在していると、案件の全体像を把握するのに時間がかかります。

案件が少ないうちは記憶で補えますが、数が増えた瞬間に限界が来ます。

進捗のステータスが見えない

「あの案件は今、提案中なのか、構築中なのか、完了しているのか」

こうした情報が一覧で見えない状態では、優先順位の判断を誤ります。

急ぎの案件を後回しにしてしまったり、対応済みの案件を再度確認してしまったり。

見えないことが、無駄な動きを生み出しています。

過去の案件から学べない

以前、似たような業種で同じような対応をしたはず。

でもそのときの進め方や工夫した点が記録されていなければ、また一から考え直すことになります。

過去の経験が蓄積されない限り、案件ごとに同じ苦労を繰り返すのです。

ある映像制作会社での実践例

ある映像制作の企業では、複数のクライアントから同時に動画制作の依頼を受けていました。

企画、撮影、編集、納品。各案件がそれぞれ異なるフェーズにあり、担当者も案件ごとに異なります。

しかし管理が個人のメモとファイルに頼った状態だったため、全体の進捗を把握するのに毎朝時間がかかっていました。

「あの案件の編集、終わった？」「納品日いつだっけ？」という確認が一日中飛び交う状態だったのです。

そこでNotionを導入し、案件管理データベースを構築しました。

案件ごとに「企画中」「制作中」「レビュー待ち」「納品済み」のステータスを設定し、ボードビューで全案件の進捗を一覧表示。

各案件ページの中に打ち合わせ記録や制作素材、フィードバック内容を集約する設計にしたことで、案件に関する情報が1ページで確認できるようになりました。

朝の確認で「今日やるべきこと」が全員の画面に並ぶ状態になり、口頭での確認作業がなくなりました。

ある専門商社での取り組み

ある専門商社では、新商品の企画プロジェクト、営業先リストの整備、社内ポータルの構築など、複数のプロジェクトが同時進行していました。

プロジェクトごとに関わるメンバーが異なり、タスクの割り振りや進捗確認が経営者一人に集中していました。

「あれどうなった？」という確認のために、毎日何度もメッセージを送る必要がある状態だったのです。

そこでNotionを導入し、プロジェクトごとのデータベースを構築。

各プロジェクトにタスク管理、議事録、関連資料を紐づけ、プロジェクト名で検索すれば全ての情報が表示される設計にしました。

経営者がNotionを開くだけで全プロジェクトの状況が一画面で把握できる状態になり、確認のためのやり取りが大幅に減りました。

私自身の実践：10社以上を同時に管理する仕組み

私自身、現在10社以上のクライアントのNotionプロジェクトを同時に進めています。

各社のフェーズは異なります。提案段階の企業、構築中の企業、月次ミーティングで運用をブラッシュアップしている企業。

これらを全てNotionのデータベースで管理し、「今週対応すべき案件」「来週の打ち合わせ予定」「提案中の案件」が一画面で見える状態を作っています。

商談の振り返りや感じたことを音声で記録し、Notionに蓄積する習慣も続けています。

この記録が蓄積されると、Notion AIを使って「あのクライアントとの過去のやり取りをまとめて」と聞くだけで、経緯が整理された状態で返ってきます。

案件が増えても混乱しない理由は、記憶に頼らず全てをNotionに記録しているから。

情報が蓄積される仕組みさえ作れば、案件数は制約ではなくなります。

プロジェクト管理を仕組み化する3つのステップ

1. 案件を「データベース」に集約する

全ての案件をNotionのデータベースに登録します。

案件名、ステータス、担当者、期限。これだけを入力するだけで、案件の全体像が一画面で把握できるようになります。

ボードビューで表示すれば、今どの案件がどのフェーズにあるかが一目で分かります。

2. 案件ページに情報を集約する

各案件ページの中に、打ち合わせ記録、タスク、資料を集めます。

案件名をクリックするだけで関連する全ての情報にたどり着ける状態を作ることで、情報を探す時間がなくなります。

3. Notion AIで過去の案件を活用する

案件データが蓄積されると、Notion AIが力を発揮します。

「この業種で過去にどんな対応をしたか」「未完了のタスクはあるか」

こうした問いかけに、蓄積されたデータをもとにAIが回答してくれます。

過去の経験が、次の案件の質を高めるナレッジとして機能するのです。

案件が見えると、経営のスピードが変わる

プロジェクト管理の本質は、案件の「見える化」です。

全ての案件が今どこにあるのかが見えれば、次にやるべきことが明確になります。

リソースが足りない案件に早めに手を打てる。完了間近の案件を確実にクロージングできる。

新規の案件を受けるかどうかの判断も、現在の状況を見て的確に行えます。

案件が増えることは、ビジネスの成長の証です。

その成長を支えるのが、プロジェクト管理の仕組みなのです。

まずは相談してみませんか

「案件が増えるほど管理が追いつかなくなっている」

「複数のプロジェクトの進捗を一元管理したい」

そんな状況であれば、まずはお気軽にご相談ください。

御社の案件管理の流れを整理し、増えても破綻しない仕組みを一緒に作っていきましょう。