Notionで「議事録」を仕組み化する｜会議の情報を会社の資産に変え、AIが活用できる仕組みの作り方

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

議事録は取っているのに、誰も読み返さない

会議のたびに議事録は作っているのに、ファイルに保存されたまま埋もれてしまう。

決定事項やネクストアクションが共有されず、同じ議論を何度も繰り返してしまう。

中小企業の現場では、こうした「議事録の空回り」がよく起こります。

議事録は書き残すことが目的ではなく、後から検索・参照されてはじめて会社の資産になります。

私自身、Notionで議事録を一元管理するようになってから、過去の会議で決めたことを数秒で呼び出せるようになりました。

検索できる状態で残しておくこと、それ自体が組織のナレッジ蓄積につながると感じています。

部署ごと・案件ごとに散らばっている議事録を、ひとつのデータベースに集約します。

「日付」「参加者」「関連する取引先」「決定事項」などのプロパティを設定しておくと、後から欲しい情報にすぐ辿り着けるようになります。

人によって書き方がバラバラだと、せっかく蓄積しても情報を引き出せません。

「議題」「決定事項」「ToDo」「次回までの宿題」を必ず記入する型を用意しておくと、誰が書いても同じ品質で残せるようになります。

Notionに議事録が蓄積されていくと、Notion AIが過去の会議内容を学習し、「あの案件の方針はどうだったか」「前回どう判断したか」を自然言語で答えてくれるようになります。

書いた議事録が、そのままAIの精度を上げる燃料になっていく感覚です。

ある教育機関では、職員会議の議事録が担当者ごとのPCに分散している状態でした。

Notionで議事録データベースを構築し、過去数年分を集約したところ、「以前同じテーマで話し合った内容」を瞬時に確認できるようになりました。

結果として、会議の冒頭で過去の経緯を確認する時間が大きく減り、本題への議論時間に集中できるようになったとお話しいただいています。

議事録は、書いて終わりではなく、検索され再利用されてはじめて会社の資産になります。

「うちの議事録もうまく活用できていない気がする」と感じている方は、まずは週1回の定例会議から仕組み化してみていただけると、その効果を実感しやすいと思います。

ご相談いただければ、御社の業務に合った議事録データベースの設計から、一緒に考えさせていただきます。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】