Notionで「採用管理」を仕組み化する｜応募から入社後の定着までを一貫させる中小企業のための仕組みの作り方

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

採用情報がバラバラで、せっかくの応募者を取りこぼしていませんか

中小企業の採用担当者の方とお話していると、こんな声をよく耳にします。

「応募者の情報がメール、スプレッドシート、紙の履歴書に散らばっていて、誰がどの段階にいるか把握しきれない」

「面接のフィードバックが個人のメモに留まっていて、組織として共有されない」

「内定を出した後の連絡が遅れてしまい、辞退につながった」

人を採用することは、中小企業にとって大きな経営判断のひとつです。

それなのに、情報管理の仕組みがないために大切なご縁を取りこぼしてしまうのは、本当にもったいないと感じています。

採用管理をNotionで仕組み化すると、応募から入社後の定着までを一つの場所で追えるようになります。私が中小企業の方におすすめしている構成は、おおむね次のような形です。

ポイントは、応募者ページに面接記録・評価・連絡履歴がぶら下がる構造にしておくことです。

「あの人どんな評価だったっけ」と探す時間がなくなり、判断のスピードと質がそろって上がっていきます。

複数店舗を展開するある接骨院グループでは、以前は院長が個人のチャットツールで応募者とやり取りされていて、書類が見つからなくなったり、面接日程の連絡漏れが起きていたそうです。

そこでNotionで応募者DBを作り、ステータスごとに必要なアクションが自動的に見えるよう整理。

内定が出たら案内ページがそのまま共有される導線にしたところ、連絡漏れがなくなり、内定辞退も以前より減ったとお声をいただきました。

特別なツールを増やしたわけではなく、Notion一つで完結している点が、この規模の組織にとって運用しやすいポイントだったように思います。

採用管理の仕組みづくりは、いきなり完璧を目指さなくて大丈夫です。まずは応募者DBを一つ作り、そこに面接記録を紐づけていくだけでも、組織としての採用ナレッジが少しずつ蓄積されていきます。

「自社の採用にどう当てはめればいいか分からない」という方は、ぜひ一度ご相談いただけると嬉しいです。

貴社の状況に合わせた仕組みを、一緒に考えさせてください。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】