Notionで「複数ツールの乱立」を解消する｜SaaS費用を削減しながら情報を一本化する仕組みの作り方

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

「また別のツールを入れることになった」に心当たりはありませんか

タスク管理はA、議事録はB、顧客情報はC、マニュアルはD——気づけば社内に5つも6つもSaaSツールが乱立していた、という状況は珍しくありません。

それぞれを導入した理由は明確だったはずなのに、結果として「どこに何があるかわからない」「ツール間で情報が分断されている」「毎月のサブスク費用がかさんでいる」という問題が積み重なっていきます。

あるデータによれば、社員が情報を「探す・調べる」だけに使っている時間は1人あたり年間550時間、人件費換算で約80万円にのぼるとされています。

この無駄を放置したまま新しいAIツールを入れても、効果は出ません。

根本的な原因は「課題が出るたびに新しいツールで解決しようとする」という習慣にあります。

しかし本来必要なのは、情報を一か所に集めて、誰でもアクセスできる状態を作ること。ツールを増やすことではなく、情報の設計を見直すことです。

Notionが他のツールと大きく違うのは、データベース・ドキュメント・タスク管理・社内ポータルをすべて一つの空間で扱える点です。

kintoneやZohoと比較しても、敷居が低く、無料から始められ、AI機能との連携も強力です。

私自身、Notionを2019年から毎日使い続けてきた中で確信しているのは、「すべてが繋がって見える」という体験が人を動かすということです。セミナーでデータベースの連携を実演するたびに、参加者から「すごすぎる」「感動した」という反応をいただきます。

機能の説明より、使った先の景色を見せることが定着につながります。

ある食品卸売業の企業では、プロジェクト管理・経費管理・商品情報・小売店リスト・担当者名簿がそれぞれ別のツールやExcelで管理されており、必要な情報を探すだけで時間がかかっている状態でした。

Notion導入にあたって、まずは日報・週報・スケジュール管理をNotion上に集約することから始めました。

最初から全社展開を急がず、推進メンバー数名で運用ログを積み上げてから展開する段階的なアプローチを取ったことで、3ヶ月後には現場スタッフが自然に使い続ける状態を実現しました。

複数ツールの契約も整理でき、コスト削減と情報の一元化を同時に達成しています。

ステップ1：現状の「情報の置き場所」を棚卸しする

どのツールに何の情報があるかをリストアップします。重複しているもの、誰も使っていないもの、Notionで代替できるものを仕分けていきます。

ステップ2：まず「日報・議事録・マニュアル」から移行する

全社に影響する情報から始めると摩擦が大きくなります。まず毎日触れる業務記録から移行し、「Notionを開く習慣」を先に作ることが定着の鍵です。

ステップ3：データベースで情報を繋げる

顧客情報・案件情報・担当者情報がリレーションで繋がった状態になると、Notionの真価を実感できます。この段階でAI機能を組み合わせれば、蓄積されたデータが自動で活用される仕組みが生まれます。

いきなり全部を移行する必要はありません。現状の「情報の分散」を一度整理するだけで、次のステップが見えてきます。

どのツールをNotionに統合できるか、コスト削減の余地はどこにあるか——一緒に考えてみませんか。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】