Notionで「自分の時間」を記録・分析する｜なんとなく忙しい毎日を数字で見直す方法

直也三原

10月1日

読了時間: 3分

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

一日が終わったとき、「今日は何をしていたんだろう」と思うことはありませんか。

中小企業では、経営者や担当者が営業・事務・現場を掛け持ちすることが珍しくありません。忙しさの正体が見えないままだと、「人に任せる」「人を増やす」といった判断も、どうしても勘頼みになりがちです。

私自身も同じ悩みを抱えていたので、Notionで自分の業務時間を記録し、数字で見直すことを続けています。この記事では、その実践から見えてきた記録の作り方をお伝えできればと思います。

記録してみると、忙しさの中身が見える

私は、日々のタスクをNotionのデータベースに記録し、かかった時間を分の単位で残しています。

ある月に自分の記録を集計してみると、最も時間を使っていたのはお取引先様向けのページ作成でした。さらに、書類の送付作業のように他の人に任せられそうなタスクや、気づかないうちに重複して登録していたタスクまで見えてきました。

感覚で「忙しい」と思っていた時間の中身が、記録すると意外なほど具体的に見えます。どの作業を減らすか、誰に任せるかを、数字を見ながら決められるようになりました。

最初から細かく計測しようとすると、記録そのものが負担になって続きません。まずは次の三つだけ記録する形で十分だと思います。

一日の終わりに振り返って入力するだけでも構いません。一ヶ月分たまると、月別や作業別に集計でき、「今月は何に時間を使ったか」を眺められるようになります。Notionのデータベースは、記録した情報をあとから集計したり、見方を変えたりできるのが強みです。

弊社が支援しているリフォーム業のお取引先様では、AIの活用に進む前に、まず日報や週報、スケジュールの記録をNotionに集めることから始めました。

記録がたまるほど、あとから振り返る材料が増え、AIに分析を任せたときの精度も変わってきます。逆に、記録が紙や個人のメモに散らばったままでは、良いツールを入れても活かしきれません。

ちなみに私はセミナーで、「情報を探す時間は一人あたり月45時間。時給2,000円で換算すると年間108万円に相当する」というお話をしています。自分の時間を記録することは、この「見えない損失」を確かめる第一歩にもなります。

記録の目的は、作業を監視することではありません。

時間が浮いても、やることが決まっていなければ、結局また目の前の雑務に吸い込まれてしまいます。だからこそ、「空いた時間を何に使うか」を先に決めておくことが大切です。お客様と会う時間にするのか、商品づくりに充てるのか。会社として「価値ある仕事」を言葉にしておくと、記録が判断の材料として活きてきます。

まずは自分ひとり分の記録からで十分です。小さく始めて、数字で振り返る習慣を育てていけたら嬉しいです。

自社の業務のどこから記録や整理を始めるべきか迷う場合は、業務基盤タイプ診断で課題と改善の優先順位を気軽に整理できます。診断結果はメールで届きます。

静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】