Notionで「案件のボール所在」を連動させる｜担当・対応履歴の見落としを減らす設計

直也三原

9月26日

読了時間: 3分

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

案件を進めていると、「いま誰が対応するのか」が案件ページと対応履歴でずれてしまうことがあります。

案件では担当が変わっているのに、過去の履歴には前の担当者のまま残っている。

次に確認する人が迷ったり、連絡や対応が遅れたりする原因になります。

こうした困りごとは、担当者の注意だけで防ぐよりも、Notionで情報のつながり方を整えるほうが続けやすいと感じています。

ボール所在を一つの判断にそろえる

ここでいう「ボール所在」とは、次に対応する人が誰かを示す目印です。

案件ごとにボール所在を持ち、対応履歴にも同じ項目を置くと、記録を見た人が次の担当を判断しやすくなります。

ただし、二つの場所を手入力で更新する運用では、どちらかが古いまま残る可能性があります。そこで大切になるのが、案件と履歴を関連づけて、履歴側のボール所在を変更した時に、関連する案件のボール所在も同じ状態にそろえる設計です。

弊社が支援しているお取引先様でも、案件のボール所在と対応履歴のボール所在を連動させる見直しを行いました。

履歴のボール所在を変えたら、関連する案件側も同じ内容に更新される形を目指したものです。案件だけを見ても、履歴を開いて確認しても、次に動く人の情報が食い違わない状態をつくります。

このような設計は、単に入力を減らすためだけのものではありません。お客様とのやり取りや社内の対応状況を、次に見る人が迷わず受け取れるようにするための土台になります。

最初から項目を増やしすぎず、まずは次の三つをそろえてみていただけるとよいと思います。

この三つを関連づけておくと、「このお客様では今どの案件が動いているか」「最後に誰が何をしたか」を、情報を探し回らずに確認しやすくなります。

Notionのリレーションは、別々のデータベースをつなぐ機能です。

たとえば案件と対応履歴をつなぐと、案件ページから関連する履歴を開けるようになります。

連動の設定では、どちらを正しい情報の起点にするかを先に決めることも大切です。

今回のように履歴を更新の起点にするのか、案件を起点にするのか。現場で実際に更新しやすい場所を選ぶと、運用が複雑になりにくくなります。

すべての担当や通知を一度に自動化する必要はありません。

まずは、引き継ぎや確認が多い案件から一つ選び、案件・履歴・顧客情報のつながりを整える方法があります。実際に使いながら、更新する人が迷わないか、情報がずれていないかを確認してから広げていくと安心です。

日々の記録が組織のNotionに残っていれば、担当者が変わっても過去の経緯をたどれます。記憶に頼るのではなく、次の人が動ける形で残すことが、対応の質を支える一歩になります。

自社の案件対応でどこから整えるべきか迷う場合は、業務基盤タイプ診断で課題と改善の優先順位を気軽に整理できます。診断結果はメールで届きます。

静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】