Notionで「提案資料の作成」を仕組み化する｜ヒアリングから完成までを5ステップで効率化する方法

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

提案資料の作成、まだ毎回ゼロから書いていませんか

商談前夜、ヒアリングメモを見返しながら提案書を書き始める。

構成を考え、デザインを整え、トンマナを揃え、最後にプロンプトを書いて画像生成へ。

気がついたら深夜、ということは少なくないと思います。

私自身も、提案資料の制作にかかる時間が「営業活動そのもの」を圧迫していると感じてきました。

だからこそ、Notionの中で資料制作を5つのステップに分解し、AIに分担させる仕組みを試行錯誤してきました。

資料作成を分解すると、おおむね次の5ステップに整理できます。

このうち、人間が一番価値を出せるのは1と2、つまり「何を聞いたか」「どう伝えるか」の意思決定です。

3〜5はパターン化しやすい作業のため、Notionとそこに紐づくAIに任せる設計にしています。

具体的には、それぞれの工程をデータベース化します。

ヒアリング項目は専用のデータベースに保存し、回答が溜まるたびに次の構成案の土台になります。

構成案は10〜20枚分のスライドをデータベースのレコードとして展開し、各スライドのページ内に伝えたい要点を書き込みます。

トンマナの設定はテンプレートとして保存し、案件ごとに使い分けます。

画像生成のプロンプトも、ヒアリング情報と構成からNotion側で組み立てます。

ある美容サロンさま向けの提案では、ヒアリング項目を整理しただけで、その後の構成・表現が驚くほどスムーズに固まりました。

ある教育機関さま向けの資料でも、過去の構成パターンを参照しながら新規案件にカスタマイズする流れが定着しています。

この仕組みの本当の価値は、時間短縮ではありません。

過去の構成・表現・トンマナが、すべて次の提案資料に活かされることです。

ChatGPTのような単発のやり取りでは、毎回ゼロから説明し直す必要があります。

Notionに情報を貯めておくと、過去の提案を参照しながら新しい提案を組み立てられるため、使えば使うほど資料の質が上がっていきます。

これは投資と同じで、単利ではなく複利で効いてきます。

1社目の構成が2社目に活き、2社目のトンマナが3社目に活き、3社目の表現が4社目に活きる、という循環です。

5ステップ全部を一気に仕組み化しようとすると、途中で止まってしまうことが多いです。

最初の一歩は、毎回聞いている項目をNotionのデータベースに整理することだと感じています。

聞く項目が決まっていれば、その後の構成・スライド・プロンプトはすべてその情報に紐づきます。

逆に、ヒアリング項目が毎回バラバラだと、その後の工程も自動化しづらくなります。

「うちの会社で、毎回聞いている項目を整理したらどうなるだろう？」

そんな視点でNotionを開いてみていただけると、提案資料の作り方が変わってくるかもしれません。

もし「資料作成に時間がかかりすぎている」「提案の質を組織として上げていきたい」とお悩みの方は、まずはお気軽にご相談いただければと思います。御社の業務に合わせた、提案資料の仕組み化を一緒に考えていけたら嬉しいです。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】