Notionで「在庫管理」を仕組み化する｜欠品と過剰在庫をなくす方法

直也三原
2月21日
読了時間: 5分

「あれ、在庫まだあると思ってたのに」が起きていませんか？

「注文が入ったのに、在庫がなかった」

「倉庫を見たら、同じものが大量に余っていた」

「発注したかどうか、誰も分からない」

中小企業の現場では、こうした在庫に関するトラブルが日常的に発生しています。

私は小売業で14年間現場を経験し、今はNotionを使った中小企業の業務効率化支援を行っています。

その中で確信しているのは、在庫管理の問題は「在庫が多い・少ない」ではなく「見えていない」ことが原因だということです。

在庫管理が崩れる3つの原因

在庫数がリアルタイムで把握できない

在庫の確認が「倉庫に行って数える」しかない状態では、正確な数を把握するのに時間がかかります。

その間にも商品は動いていくため、確認した時点の数字がすでに古くなっている。

こうした状態では、的確な発注判断ができません。

発注のタイミングが属人化している

「そろそろ発注しないと」という感覚が、特定の担当者の頭の中にしかない。

その人が休んだ日に欠品が起きる。

逆に、複数人が同じ商品を発注してしまい、在庫が膨れ上がることもあります。

入出庫の記録が残っていない

何がいつ入荷して、いつ出荷されたのか。

この記録がなければ、在庫の動きを振り返ることも、需要の傾向を分析することもできません。

あるフラワーショップでの実践例

あるフラワーショップでは、生花という消費期限のある商品を扱っているにもかかわらず、在庫管理が店長の記憶に頼った状態でした。

朝、冷蔵庫を見て「バラが少ないから仕入れよう」と判断する。

でも、午後に別のスタッフが同じバラを市場に発注していた。

結果、翌日には使いきれない量のバラが届き、廃棄が増える。

そこでNotionを導入し、花材ごとの在庫データベースを構築しました。

入荷日、数量、仕入先をプロパティで管理し、使用するたびにスマホから数量を更新する運用です。

在庫が一定数を下回った花材が一覧で表示されるビューを作ったことで、「何を発注すべきか」が誰でもすぐに分かる状態になりました。

さらに、過去の入出庫データを蓄積することで、季節ごとの需要傾向も見えるようになり、仕入れの精度が向上しました。

ある印刷業の企業での取り組み

ある印刷業の企業では、用紙やインクなどの資材在庫が複数の倉庫に分散しており、全体の在庫量を把握するのに半日かかっていました。

急ぎの案件が入ったときに「あの用紙、在庫あったっけ？」と倉庫を走り回る。

見つからなければ急いで発注するが、実は別の倉庫にあった、ということも珍しくありませんでした。

そこでNotionを導入し、資材ごとの在庫データベースを構築。

倉庫名をプロパティに持たせることで、「どの倉庫に何がいくつあるか」が検索一つで分かる状態を作りました。

入出庫のたびにスマホから記録を更新する運用を定着させたことで、在庫確認のために倉庫を回る時間がなくなり、急ぎの案件にもすぐに対応できるようになりました。

私自身の実践：情報の「在庫管理」

実は私自身も、在庫管理の考え方を情報管理に応用しています。

クライアントへの提案資料、セミナーのスライド、過去の構築事例。

これらの「情報資産」をNotionのデータベースで管理し、必要なときにすぐに取り出せる状態を作っています。

蓄積された情報にNotion AIを組み合わせることで、「この業種向けの提案事例はある？」と聞くだけで、関連する情報が引き出せます。

物理的な在庫も、情報の在庫も、管理の本質は同じです。

「何が、どこに、いくつあるか」が見える状態を作ること。

これができれば、判断のスピードと精度が格段に上がります。

在庫管理を仕組み化する3つのステップ

1. 在庫を「データベース」に登録する

まず、管理したい商品や資材をNotionのデータベースに登録します。

商品名、カテゴリ、現在の在庫数、保管場所。

これだけで、在庫の全体像が一画面で把握できるようになります。

2. 入出庫の記録を習慣化する

入荷したとき、出荷したとき、使用したとき。

その都度、スマホからNotionの在庫数を更新する習慣を作ります。

入力は1分以内で完了する設計にすることがポイントです。

3. Notion AIで在庫データを分析する

在庫データが蓄積されると、Notion AIが力を発揮します。

「今月最も動きが多い商品は？」「在庫が少なくなっている資材は？」

こうした問いかけに、蓄積されたデータをもとにAIが回答してくれます。

感覚ではなく、データに基づいた発注判断が可能になるのです。

在庫が見えると、経営が安定する

在庫管理は、売上に直結する重要な業務です。

欠品が起きれば、販売機会を逃す。

過剰在庫を抱えれば、資金が寝てしまう。

廃棄が増えれば、利益が目減りする。

これらの問題は、在庫が「見えていない」ことから生まれています。

在庫を見える化し、データに基づいて動くこと。

それが、無駄なコストを削減し、経営を安定させる最も確実な方法です。

まずは相談してみませんか

「在庫管理がExcelや紙のままで、正確な数が分からない」

「発注のタイミングが属人化していて、欠品や過剰在庫が起きている」

そんな状況であれば、まずはお気軽にご相談ください。

御社の在庫管理の流れを整理し、欠品と過剰在庫をなくす仕組みを一緒に作っていきましょう。