Notionで「商品情報・仕入れ先管理」をデータベース化する｜バラバラな情報を整理して営業チームの動きを速くする方法
- 直也 三原
- 3月23日
- 読了時間: 4分
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
「あの商品のスペック、どこに書いてあったっけ？」が日常になっていませんか？
新商品の情報は担当者のPCに。
仕入れ先の連絡先は古いExcelに。
営業向けの価格表は、誰かがメールで送ってきたPDFに。
製造・卸・販売に関わる企業では、こうした情報の分散が日常的に起きています。
私はNotionを使った中小企業の業務効率化支援を行っていますが、商品情報と仕入れ先の管理が属人化している企業ほど、営業チームの動きが遅く、判断に迷いが生まれやすいと感じています。
情報が整理されていないと、本来は商談や提案に使えるはずの時間が、「情報を探す時間」に消えていきます。
情報がバラバラだと起きる3つの問題
営業担当者が毎回誰かに確認しなければならない
「この商品の仕様はどこに？」「この仕入れ先の担当者は誰だっけ？」
こうした確認が頻発すると、聞く側も答える側も、本来の仕事から手を止めることになります。
商品情報の鮮度を誰も管理できていない
価格改定やスペック変更が一部の人にしか共有されていないと、古い情報をもとに営業が動いてしまうことがあります。
顧客への説明の食い違いは、信頼を損ねる原因になりかねません。
新しいメンバーが即戦力になれない
入ったばかりの担当者が「自社の商品ラインナップを確認する場所」を持てない状態では、一人前になるまでの時間が長くなります。
ある菓子製造販売業の企業での実践例
ある菓子製造販売業の企業では、商品情報・仕入れ先・小売店リスト・営業リストがそれぞれ別のファイルや紙に散在しており、「誰が何の情報を持っているか」を把握するだけで時間がかかる状態でした。
Notionを導入し、商品情報データベース・メーカー管理・小売店情報・新規営業リストを一つのワークスペースに集約しました。
商品ごとにメーカー情報と紐づいたリレーションを設定することで、「この商品のメーカーに連絡したい」という際に、一画面でメーカーの担当者名・連絡先・過去のやり取りまでが確認できるようになりました。
さらに、Notion AIを組み合わせることで、「この商品の過去の提案実績は？」「このメーカーの最近の対応履歴は？」という問いに対して、蓄積されたデータをもとに即座に回答が得られるようになりました。
商品情報が一元化されたことで、営業担当者が自信を持って顧客に情報を届けられるようになったという声を聞いています。
Notionで商品・仕入れ先情報を整理する3つのステップ
1. 「何がどこにあるか分からない」を洗い出す
まず現状の情報がどこに分散しているかを棚卸しします。
商品情報・仕入れ先情報・価格表・営業リスト。これらをNotionのどのデータベースに集約するかを設計することが、最初のステップです。
2. データベース間をリレーションで繋ぐ
Notionの強みは、異なるデータベース同士を関連付けられることです。
「商品」と「仕入れ先」を紐づけることで、商品ページを開けばそのメーカーの情報がすぐに確認できます。
「仕入れ先」と「取引履歴」を繋げれば、過去の対応もワンクリックで追えます。
3. チーム全員が「そこを見れば分かる」状態を作る
データベースが完成しても、チームが使わなければ意味がありません。
商品情報の更新は必ずNotionに入力するルールを作り、古い情報が残る場所を一つずつなくしていくことが、定着への近道です。
情報の整理が、チームの自信につながる
商品情報が整理されると、営業担当者は「自分の言っていることが正しいか不安」という状態から解放されます。
いつでも正確な情報にアクセスできる安心感は、顧客との対話の質を変えます。
情報を整理することは、チームへの投資です。
Notionはその整理の仕組みを、小さく始めて大きく育てられる柔軟さで提供してくれます。
まずは相談してみませんか
「商品情報や仕入れ先の管理が追いつかず、営業チームが困っている」
「情報がバラバラで、新しいメンバーがなかなか独り立ちできない」
そんな状況であれば、まずはお気軽にご相談ください。
御社の情報の整理から始め、Notionで営業チームが自信を持って動ける仕組みを一緒に設計していきましょう。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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