Notionで「入力してもらう」を仕組み化する｜お願いが続かないを「見せる設計」で変える方法
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
「日報を書いてください」「お客様とのやり取りを記録してください」そうお願いしても、なかなか続かない。中小企業の現場でよく耳にする悩みです。
私自身、支援の中で何度もこの壁にぶつかってきました。そして今は、「お願いする」よりも「見せる」ほうが、記録は続くと考えるようになりました。この記事では、Notionで「入力してもらう」を仕組みに変える設計の考え方をお伝えできればと思います。
お願いが続かないのは、本人のせいではない
記録が続かない理由は、本人のやる気ではなく、「書いた先に何が得になるのかが見えない」ことにあると感じています。
入力しても誰も見ていない、自分に返ってくるものがない。そんな状態では、忙しい日の記録が後回しになるのも無理はありません。だからこそ私は、人を責めるのではなく、仕組みの側を見直すようにしています。
「見せる設計」の三つのポイント
私が支援の中で意識しているのは、次の三つです。
集まった記録が自動で見えること：件数や担当者別の集計が、入力と同時に反映されるビューを用意する
見る人にとって得があること：先月の対応件数や引き継ぎの確認など、見ると仕事が楽になる景色をつくる
振り返りの場で一緒に見ること：会議やミーティングでその画面を開き、「使うと得をする」を体験してもらう
「見れるようにしても見ない」というのが、正直なところです。だからこそ、会議のたびに画面を開いて「見せる」ことを大切にしています。
ある自動車販売のお取引先様での取り組み
弊社が支援している自動車販売のお取引先様では、最初から多くの項目を求めず、まず営業メンバー一人ひとりがお客様への対応履歴を残すことに絞りました。
記録の項目を増やしすぎると入力が負担になり、続きません。最小限の項目で始め、記録がたまってきた段階で、月ごとの件数や担当者別の集計をダッシュボードに載せて見せるようにしていきました。
「自分の記録が、会社の数字として見えている」と分かると、記録への向き合い方が少しずつ変わっていきます。この蓄積は、将来AIに営業の打ち手を分析してもらう土台にもなります。
まずは一つの業務から
いきなり全部署に広げる必要はありません。引き継ぎや確認が多い一つの業務を選び、「記録する項目を絞る」「集計ビューを用意する」「振り返りの場で見せる」の三つを回してみていただけると嬉しいです。
お願いを繰り返すより、仕組みが語ってくれる状態をつくる。それが、記録を組織の資産に変える近道だと思っています。
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静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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