Notionで「ミスの記録」を仕組み化する｜個人を責めず再発を防ぐ、失敗を資産に変える方法

直也三原

10月6日

読了時間: 3分

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

ミスが起きたとき、つい「誰がやったのか」を追いかけてしまうことはありませんか。

ですが、人を責めても同じ失敗はまた起きます。

本当に直すべきなのは、失敗した人ではなく「失敗が生まれた仕組み」のほうです。

今回は、Notionを使ってミスの記録と再発防止のルールを組織の資産に変える方法を、私たち自身の実践も交えてお伝えできればと思います。

ミスを責める文化は、情報を消してしまう

失敗を厳しく責められる職場では、人は報告を躊躇するようになります。

小さなミスが隠され、気づいたときには取り返しのつかない大きなトラブルになる。

恐怖で人を動かそうとしても、一時的な効果しかなく、本質的な改善にはつながりません。

問題が起きたときに見るべきなのは「誰が」ではなく「どこが欠けていたか」です。

やり方を知らなかったのか。必要な情報が届いていなかったのか。確認する仕組みがなかったのか。原因を仕組みの言葉に置き換えるだけで、打ち手はぐっと具体になります。

株式会社NOMOREでは、ミスや指摘が起きたとき、その場の修正で終わらせず「次も同じことが起きない仕組み」としてNotionに書き残すことを徹底しています。

たとえば、AIへの指示どおりに成果物が作成されなかったときは、出来上がったものだけを直すのではなく、指示書そのものにルールを追記します。一度の指摘をその日限りにせず、次から自動的に守られる仕組みに変えるのです。

また、修正作業の記録は「実装した」「本番に反映した」「使う人に試してもらった」「完了した」を分けて残しています。完了の宣言と実際の利用確認は別の状態なので、分けて記録しないと「直したつもり」が積み上がってしまうからです。

実は私自身、お取引先さまの顧問先向けデモで、資料を見ながらの操作がうまくいかず、用意した内容の半分もお見せできなかったことがあります。

悔しい経験でしたが、言い訳で終わらせず、原因を「準備の質」と「実演と説明の同時進行」に絞って記録に残しました。すると翌日からの行動が明確になり、一社ずつの個別対応へ切り替えることができました。失敗の記録が、次の一手を教えてくれたのです。

一つ目は、事実だけを書くこと

責任を追及する言葉は記録に残しません。

二つ目は、原因を仕組みの言葉で書くこと

人の名前ではなく、手順・情報・確認のどこが欠けたかを書きます。

三つ目は、再発防止をマニュアルやテンプレートに書き込んで閉じること

記録して終わりではなく、ルールに埋め込んで初めて資産になります。

ミスの記録が溜まってくると、似た失敗のパターンが見えてきます。

そこからマニュアルやチェックの仕組みを育てれば、組織は少しずつ「同じところでつまずかない体質」に変わっていきます。

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静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】