Notion移行で帳票を捨てない｜kintoneからの移行を止めない業務基盤の作り方
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
「kintoneからNotionへ移したい。でも、帳票まわりが止まると現場が困る」──そんな悩みは、移行を検討する企業でよく起こります。
情報を一か所に集めたい一方で、請求書や会計など、今の仕組みが担っている仕事まで急に変えるのは現実的ではありません。Notion導入で大切なのは、すべてを一度に置き換えることではなく、日々の仕事が回る状態をつくることです。
先に「何を残し、何をNotionへ集めるか」を分ける
移行を始める前に、業務を大きく三つに分けてみてください。
顧客・案件・商品などの基礎情報、進捗や担当者の記録、そして請求書など外部サービスで出力する帳票です。
この三つを混ぜたまま移すと、設計が複雑になり、使う人が迷いやすくなります。
まずは、チームで毎日確認したい情報と、履歴として残したい情報をNotionに集めるところから始める方法があります。
Notionは「仕事をする中で情報がたまる場所」にする
Notionの強みは、データを保管するだけではありません。商談の記録、タスク、会議メモ、判断の経緯を、日々の業務と一緒に残せることです。
たとえば案件ページに、担当者、次のアクション、打ち合わせの記録をまとめます。担当が変わっても、今どこまで進んでいるか、なぜその判断をしたのかを追いやすくなります。
最初から完璧なデータベースを目指さず、実際に使いながら項目や表示を整えていく。この順番にすると、現場に合わない仕組みをつくる遠回りを減らせます。
帳票は無理に置き換えず、連携の課題として扱う
ある企業のご相談では、既存ツールからNotionへの移行を考えるなかで、帳票業務が大きな課題になっていました。そこで、情報の蓄積と業務の見える化はNotionで進め、帳票に関わる部分は外部の会計サービスとの連携も含めて整理する方向で検討しました。
ここで重要なのは、「移行できるか」だけで結論を急がないことです。帳票の種類、誰が入力するか、どの時点で確定するかを確認し、必要な連携を一つずつ切り分けます。現場の実態に合わない全置換よりも、段階的に使える範囲を広げるほうが、定着につながります。
まずは一つの業務から確かめる
移行の最初の対象は、情報が散らばりやすく、複数人が確認する業務がおすすめです。
案件管理、会議記録、顧客対応の履歴などから始め、実際に使われる状態を確認してから次の業務へ進めます。
大切なのは、データを入れ終えたことを完了にしないことです。
必要な人が見つけられるか、更新できるか、次の行動につながるかまで見て、初めて業務基盤として機能します。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
自社の業務課題や改善の優先順位を整理したい方は、まずは気軽に業務基盤タイプ診断をご利用ください。診断結果はメールでお届けします。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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