Notionで「予定」と「実績」を分ける｜業務の進捗を正しく判断する記録の作り方
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
「対応予定の案件が並んでいるのに、どこまで進んだのか分からない」
「完了と聞いていたのに、確認するとまだお客様に届いていない」
中小企業の業務管理では、こうした小さな認識のずれが、確認作業や対応漏れにつながりやすいものです。特に営業、請求、顧客対応のように複数の人が関わる仕事では、予定と実績を同じ場所・同じ言葉で扱わないことが大切になります。
「やる予定」と「終わった事実」は別の情報です
予定は、次に動くために必要な情報です。一方で実績は、実際に何を行い、どこまで確認できたかという組織の記録です。
この二つが混ざると、予定しただけで完了したように見えたり、担当者が変わったときに途中経過を追えなくなったりします。個人の記憶や口頭連絡に頼るほど、後から確かめる時間も増えてしまいます。
Notionでは、案件やタスクごとに「予定日」「実施日」「確認済みか」を分けて残す方法があります。ステータスも、単に「完了」とせず、「作業済み」「相手への送付済み」「利用確認済み」のように、業務の流れに合わせて分けてみると状況が見えやすくなります。
実績には、次の人が判断できる情報を残す
記録で大切なのは、作業したという印だけではありません。
たとえば営業なら、商談を予定したこと、実際に話したこと、次回までに準備する内容を別々に記録します。請求なら、作成、送付、入金確認のどこまで終わったかを残します。こうしておけば、担当者本人が不在でも、次に必要な行動をチームで判断できます。
私自身、取引先様との商談を振り返った際に、業務効率化で生まれる時間をどこへ振り向けるのか、もっと具体的に示す必要があると感じたことがありました。お客様の情報を調べ、提案書を整え、成果の高い営業のやり取りを次の提案に生かす。
そのためにも、予定だけではなく、実際に行ったことと得られた気づきを記録することが欠かせません。
まずは一つの業務から整える
最初からすべての業務を細かく管理する必要はありません。
まずは、確認が何度も発生している業務を一つ選び、「次にすること」と「実際に終えたこと」を分けてNotionに残してみていただけると嬉しいです。記録を見れば状況が分かる状態になると、担当者を責めずに、仕組みそのものを改善しやすくなります。
Notionは、業務を管理するためだけの道具ではありません。予定、実績、判断した理由を積み重ね、次の仕事を進めやすくする業務基盤です。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
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株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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