Notionで社内問い合わせを仕組み化する｜Slack・ナレッジ・AI社員をつなぎ、対応漏れを減らす方法
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
「社内からの問い合わせが、Slackやチャット、口頭でバラバラに届いてしまう」
中小企業の現場では、こうした小さな困りごとが積み重なりやすいです。
最初は担当者の気配りで何とか回っていても、問い合わせが増えるほど、対応漏れ・確認待ち・同じ質問への繰り返し回答が起きやすくなります。
ここで大切なのは、担当者の頑張りだけに頼らないことです。
Notionを使うと、社内問い合わせを「その場限りのやり取り」ではなく、チームで使えるナレッジとして残していくことができます。
問い合わせをNotionに集めるだけで、対応は見えやすくなる
まず取り組みやすいのは、問い合わせをNotionのデータベースに集約することです。
たとえば、次のような項目を用意します。
問い合わせ内容
依頼者
担当者
ステータス
対応期限
回答内容
関連するマニュアルやナレッジ
これだけでも、「誰が対応しているのか」「今どこで止まっているのか」が見えやすくなります。Slackなどのチャットは、スピード感のあるやり取りには向いています。
一方で、時間が経つと情報が流れてしまいやすいです。
Notion側に問い合わせの記録を残しておくことで、あとから検索できる状態を作れます。
AI社員は、万能担当者ではなく「一次整理役」として使う
Notionのカスタムエージェントは、特定の業務を担うAI社員のように使えます。
ただし、最初からすべてをAIに任せようとすると、運用が複雑になりやすいです。
おすすめは、AI社員の役割を「一次整理」に絞ることです。
たとえば、問い合わせ内容を読んで、カテゴリを付ける。
過去のナレッジから関連しそうなページを探す。
回答のたたき台を作る。
担当者は、その内容を確認してから返信する。
この流れにすると、人の判断を残しながら、探す時間や整理する時間を減らせます。
三原直也が大切にしているのも、AIで人を置き換えることではありません。
生まれた時間を、より価値ある仕事に再配分することです。
実際の事例：問い合わせ対応を専門AIで分業した会社
あるグローバル企業では、Slackを受付窓口、Notionをチケットとナレッジの中心にして、複数の専門AIエージェントで問い合わせ対応を分業していました。
1つの万能AIにすべてを任せるのではなく、受付、分類、端末まわりの支援、フォローといった役割を分けていた点が印象的です。
結果として、IT関連の問い合わせの一部はAIだけで解決できるようになり、担当者はより判断が必要な対応に集中できるようになっていました。
この考え方は、大企業だけのものではありません。
静岡の中小企業でも、まずは「よくある質問」「対応履歴」「マニュアル」をNotionに集めるところから始められます。最初から大きなシステムを作らなくても大丈夫です。
問い合わせを1つの場所に残すだけで、次に同じ質問が来たときの対応は少し楽になります。
小さく始めるなら、3つのページからで十分です
社内問い合わせの仕組み化は、最初から完璧に作る必要はありません。
まずは、次の3つをNotionに用意してみてください。
問い合わせ受付データベース
よくある質問ページ
対応マニュアルページ
この3つがあるだけで、情報の置き場所が決まります。
置き場所が決まると、探す時間が減ります。
探す時間が減ると、担当者は判断や改善に時間を使いやすくなります。
Notion導入で本当に大切なのは、きれいな画面を作ることではなく、現場の迷いを減らすことだと感じています。
自社に合う業務基盤を整理してみませんか
「うちの場合は、どこからNotion化すればいいのか分からない」
そう感じる方も多いと思います。
そんなときは、自社の業務課題や改善の優先順位を、まず気軽に整理してみてください。
診断結果はメールで届くので、今の状態を落ち着いて確認できます。
Notionで社内問い合わせを仕組み化する方法を解説。Slackやナレッジ、AI社員をつなぎ、対応漏れや確認待ちを減らす実践手順を中小企業向けに紹介します。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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