Notionで「請求書発行」を仕組み化する｜月初の作成・送付・入金確認までを一本化し、経理のプチストレスをなくす方法

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

月初の請求書発行、気が重くなっていませんか

毎月1日になると、Excelのフォーマットを開いて宛先と金額を書き換え、PDFにして1件ずつ送付する。

件数が増えるほど転記ミスや送付漏れが怖くなり、入金確認が終わるまで気が抜けない。

そんな月初を過ごしている経理ご担当の方は、少なくないのではないでしょうか。

実は私自身、毎月の請求書発行が一番気の重い業務でした。

金額を間違えられない緊張感の中で、同じ作業を何度も繰り返すのは、想像以上に消耗するものです。

Notionでは、請求書を1件ずつのレコードとして「書類データベース」に登録する方法があります。

宛先・発行日・請求番号・ステータス（未発行→送付済→入金済）をプロパティで持たせると、「どこまで終わったか」が一目で分かるようになります。

さらに顧客ごとの請求書テンプレートを用意しておけば、毎月の作成は複製と日付の変更だけで済みます。

私の会社では、月初の請求書発行をNotion上のAIエージェント（社内ではAI社員と呼んでいます）に任せています。

書類データベースの「未発行」レコードを対象に、決まった様式で請求書PDFを一括生成し、ステータスの更新まで自動で行う仕組みです。

実際に、月初の請求書17件をこの一括生成に切り替えたことで、1件ずつ手作業で作っていた業務がまとめて完了するようになりました。

大事なのは、AIより先に「データが溜まる基盤」を作ることだと感じています。

宛先や請求内容がデータベースに揃っているからこそ、AIは間違いなく動いてくれます。

ある法律事務所では、請求書作成などの定型業務をAIに任せたいというご相談から、まず案件・書類・請求の情報をNotionに集約する基盤づくりから始めました。

情報が1か所に揃うことで、期限の見落としや「担当者しか分からない」状態の解消につながっています。

いきなり全部を自動化する必要はありません。

まずは請求書テンプレートを1枚Notionに用意し、ステータスで進捗を管理するところから始めてみていただけると嬉しいです。

その小さな一歩が、毎月の請求データという会社の資産になり、後からAIを活かす土台になります。

静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。

「うちの請求業務でもできそう？」という段階でも大丈夫です。まずは相談してみませんか。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】