Notionで「勤怠管理」を仕組み化する｜打刻・修正申請・休暇・月次承認を一つにつなぐ方法

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

打刻の後に、確認作業が増えていませんか

出勤と退勤はタイムカード、休暇申請はチャット、打刻ミスの修正は口頭、月末の確認はExcel。

勤怠に関する情報が分かれていると、管理者は毎月それらを集め直すことになります。

Notionで勤怠管理を考えるとき、大切なのは打刻画面だけを作ることではありません。

予定、実績、修正理由、承認履歴を一つの流れとして残すことです。

最初に、従業員、シフト予定、打刻、日次勤怠、休暇申請、月次勤怠を分けて管理します。

従業員がPCやスマートフォンから出勤・退勤・休憩を打刻すると、元の記録をNotionへ保存。

日次勤怠では予定と実績を照合し、未打刻、遅刻、早退、休憩不足など、確認が必要な日を見えるようにします。

ここで重要なのは、間違った打刻を直接上書きしないことです。修正前後の時刻、理由、申請者、承認結果を残せば、後から「なぜ数字が変わったのか」を追えます。

休暇申請も同じ勤怠基盤につなげます。従業員が休暇区分と対象日を申請し、管理者が承認または差し戻しを行う流れです。

月末には、本人が日次の内容を確認して提出し、管理者が承認します。承認後のデータをロックすれば、確定した勤怠が後から自動更新で変わる状態も防ぎやすくなります。

Notionは給与計算ソフトを無理に置き換えるのではなく、打刻原本と確認・承認の履歴をつなぐ業務基盤として使う方法があります。

労働時間や割増賃金の最終判断は、就業規則や労使協定に合わせて専門家へ確認することも欠かせません。

ある小規模事業者では、従業員の採用をきっかけに、Notionを中心とした勤怠管理システムを整えました。

PC・スマートフォンからの打刻、予定と実績の日次確認、打刻修正申請、休暇申請、本人確認から管理者承認までを一つの流れにしています。

修正時も元の打刻は削除せず、月次承認後はロックする設計です。

作って終わりではなく、重複打刻の誤判定や分かりにくい警告表示を、実際の運用を見ながら修正しました。ミニマムで始め、使われ方を確認しながら肉付けする。

勤怠管理でも、この進め方が定着につながります。

いきなり複雑な給与計算まで作り込む必要はありません。

まずは「誰が、いつ、どこから打刻し、間違いをどう直し、誰が承認したか」を残せる状態から始める方法があります。

勤怠情報が一つにつながると、月末に集め直す仕事を減らし、管理者は確認が必要な箇所へ集中できます。

静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。Notionで勤怠管理や社内業務の仕組みを整えたい方は、まずは相談してみませんか。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】