Notionで「見積りから提案書」を仕組み化する｜情報収集と転記を減らし、営業提案を速くする方法
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
提案書づくりが遅れる原因は、文章力ではなく情報の分散です
見積は表計算、商談メモは個人のノート、顧客情報は別の管理表。提案書を作るたびに情報を探して転記していると、内容を考える前に時間を使ってしまいます。
この状態では、担当者が忙しいほど提案が遅れ、過去の提案から学ぶことも難しくなります。
先に整えたいのは、AIへの指示ではなく、必要な情報をNotionでつなぐことです。
顧客・商談・見積・会議メモを一つの流れにする
まず、Notion上で「顧客」「商談」「見積」「会議メモ」「提案書」を分けて管理し、関連する情報同士をリレーションでつなぎます。リレーションとは、別々のデータベースの情報を関連付ける機能です。
たとえば、見積を開けば対象の顧客、商談内容、過去の会議メモまでたどれる状態を作ります。次に、自社の提案書に必要な項目をテンプレートとして固定します。
プロジェクトの概要
スケジュール
支払条件
対象範囲と対象外事項
注意事項
署名欄
ここまで整えば、Notionのカスタムエージェントに関連情報を読ませ、テンプレートに沿った初稿を作らせる流れを設計できます。
石材加工会社は、提案書の初稿を数時間から数分へ短縮
Notion公式で紹介された、ある石材加工会社では、顧客・商談・見積・会議メモをNotionに集約しました。見積を起点にカスタムエージェントが関連情報を集め、提案書テンプレートへ流し込む仕組みです。
その結果、提案書の初稿作成は数時間から数分になりました。同社は26人規模で、生産量を5〜10倍へ拡大する計画を進めており、営業側のボトルネック軽減に活用しています。
ただし、価格や契約条件、顧客ごとの表現は営業担当者が必ず確認しています。速さを出しながらも、最終判断までAI任せにしない点が大切です。
小さく始めるなら、1種類の提案書だけで試す
最初から営業業務をすべて自動化する必要はありません。
よく使う提案書を1種類選ぶ
必須項目をテンプレートにする
顧客・商談・見積・会議メモを関連付ける
AIには初稿作成までを任せる
人が価格・条件・表現を確認する
修正内容をNotionに残し、次回へ生かす
私がNotion構築で重視しているのも、完成形を一度に入れることではなく、ミニマムで動かし、実際の運用を見ながら肉付けすることです。情報の置き場所と確認責任を決めてから自動化すると、現場でも無理なく続けやすくなります。
自社の業務基盤を気軽に整理してみませんか
提案書だけでなく、顧客管理や会議記録、タスク管理が分散している場合は、まず改善の優先順位を整理するところから始める方法もあります。
「業務基盤タイプ診断」では、自社の業務課題を気軽に整理でき、診断結果はメールで届きます。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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