Notionで「社内申請・稟議」を仕組み化する｜紙とハンコの承認待ちをなくし、申請から記録まで一本化する方法

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

「あの申請、今どこ？」で仕事が止まっていませんか

経費の精算、備品の発注、休暇の届け出。

紙やハンコ、メールでやり取りしているうちに、「あの申請、今どこで止まっているんだろう」と分からなくなる。

そんな場面は、多くの会社で日常的に起きているのではないでしょうか。

申請する側は承認されたのかが見えず、承認する側は何が自分待ちなのか分からない。

この小さな滞りが積み重なると、現場のスピードを少しずつ奪っていきます。

いろいろな会社の業務を見てきて感じるのは、申請が遅れる原因の多くは仕組みの側にあるということです。

申請書は紙、承認はハンコ、記録はExcel、やり取りはメール。

入口と出口がバラバラだから、どこかで必ず止まってしまいます。

ここを一本につなげるだけで、承認のスピードは大きく変わります。

Notionなら、特別なシステムを入れなくても、申請から記録までを一つの場所で完結できます。

たとえば、次のような流れで設計してみていただけると分かりやすいかもしれません。

まず「申請データベース」を一つ用意します。

申請者・申請区分・金額・承認者・ステータス・申請日といった項目を持たせます。

社員はフォームから内容を入力し、新しい申請として提出します。

承認者は内容を確認し、ステータスを「承認済み」か「差し戻し」に変えるだけ。

ボタンとオートメーションを組み合わせれば、提出と同時に承認者へ通知を届けることもできます。

差し戻しの理由はコメントに残るので、やり取りも証憑もすべて一箇所にまとまります。

過去の申請は日付や部門で検索でき、「あの稟議どこだっけ」がなくなります。

一つだけ、お伝えしておきたいことがあります。

最初から全部の申請を電子化しようとすると、かえって現場が混乱しがちです。

まずは件数の多い経費申請や休暇申請など、一つか二つに絞ってみるのがおすすめです。

そこで運用が回り始めてから、備品発注や出張申請へと少しずつ広げていく。

この進め方のほうが、結果的に早く根づきます。

実際に、ある大手製造業が公開している事例では、複雑だった承認フローを簡略化したことで、関連業務の工数を約3分の1まで減らせたと紹介されています。

承認待ちで仕事が止まる状態は、仕組みを少し整えるだけで変えられます。

そして一度回り始めると、その記録は会社の資産として積み上がっていきます。

とはいえ、自社に合った形をゼロから考えるのは大変かもしれません。

「どの申請から手をつければいいか分からない」と感じていらっしゃったら、まずは気軽にご相談いただけたら嬉しいです。

一緒に、無理なく回る仕組みを考えていけたらと思います。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】