Notionで「完了」を見える化する｜実装・稼働・利用確認を分けて業務を止めない方法

直也三原

8月19日

読了時間: 3分

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

「担当者から完了と聞いたのに、実際には使えない」

業務改善やNotion構築では、こうしたすれ違いが起こることがあります。ページやデータベースを作った、設定を入れた、通知を送った。それだけでは、現場の仕事が前に進んだとは言い切れません。

大切なのは、実装したことと、使える状態になったこと、そして利用する人が確認できたことを分けて記録することです。

「作った」と「使える」は別の状態です

Notionで業務の仕組みを整えるとき、作業は一つでは終わりません。

たとえば、顧客対応の管理ページを用意した段階は「実装完了」です。権限やリンクを確認し、関係する人が開ける状態になって初めて「稼働確認」になります。

さらに担当者が実際に使い、問題なく記録できることを確認して「利用確認」まで進みます。

この三つを一つの「完了」にまとめてしまうと、どこで止まっているのかが見えなくなります。結果として、作ったはずの仕組みが現場に届かないまま、次の仕事へ進んでしまうことがあります。

難しい設定は必要ありません。タスク管理データベースに、次の確認項目を置くだけでも整理しやすくなります。

各項目をチェックボックスやステータスで分けると、「作成は終わったが、利用確認が残っている」とすぐに分かります。担当者を分ける場合も、誰に何をお願いするのかが曖昧になりにくくなります。

業務アプリの整備では、実装後に公開作業でエラーが残り、利用できる状態まで確認が必要になりました。

ここで大事なのは、実装した担当者を責めることではありません。作成・公開・動作・利用者の確認までを、最初から一連の完了条件として設計し直すことです。

Notionでは、タスクに「次の確認者」「確認期限」「確認結果」を残せます。

口頭やチャットだけで終わらせず、判断の経緯を業務の記録として残しておくと、次回の改善にもつながります。

確認工程を増やすと、仕事が遅くなるように感じるかもしれません。

ただ、後から「開けない」「権限がない」「使い方が分からない」とやり直すより、完了条件を最初に決めておく方が、結果的にやり取りを減らせます。速く作ることと、最後まで使える状態にすることは両立できます。

まずは、今動いているタスクを一つ選び、「実装」「稼働」「利用確認」のどこまで確認できているかを見直してみていただけると嬉しいです。

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静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】