Notionで「依頼受付」を仕組み化する｜メール・Excel・転記作業を減らし、バックオフィスの負担を軽くする方法
※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。
「依頼はメールで届くけれど、その後の入力や書類作成は別のExcelで管理している」
中小企業の現場では、このような二重入力が意外と多く残っています。
最初は少人数で回せていても、案件が増えるほどバックオフィスの確認・転記・共有の負担が大きくなり、「人を増やさないと回らないかも」と感じる場面も出てきます。
こうした業務こそ、Notionで仕組み化しやすい領域です。
依頼受付がバラバラだと、情報が会社に残りにくい
メール、問い合わせフォーム、Excel、口頭連絡。
依頼の入口が複数あること自体は悪いことではありません。ただ、その後の情報が同じ場所に集まらないと、確認作業が毎回発生します。
特に、依頼内容を一度受け取ったあとに、社内用の管理表や提出用の書式へ再入力している場合は注意が必要です。
この作業は一見すると小さな手間ですが、案件数が増えるほど確実に積み上がります。
Notionフォームで「受け取った瞬間にページ化」する
Notionを使う場合、まず考えたいのは依頼を受け取った瞬間にデータベースへ入る形です。
たとえば、取引先や現場担当者にNotionフォームを渡しておき、必要な項目を入力してもらいます。
送信されると、Notion上に1件のページとして自動作成されます。依頼日、担当者、現場名、希望内容、添付資料などをプロパティとして持たせておけば、あとから検索・並び替え・担当者別の確認がしやすくなります。
もちろん、すべての取引先がフォーム入力に対応できるとは限りません。
その場合でも、まずは対応しやすい一部の依頼から始めるだけで十分です。三原直也は、Notion導入でも「多機能を一度に展開せず、1〜2個から始める」ことを大切にしています。
ある建設関連サービスの取り組み
ある建設関連サービスでは、依頼受付後に決まった書式へ再入力する作業が発生していました。
さらに、管理用のデータベースが複数に分かれていたため、1項目を直すだけでも複数箇所の変更が必要になっていました。
そこで、最初から大きなシステムを作るのではなく、まずは依頼受付と書式作成まわりをNotionで整理する方針にしました。
依頼内容をNotionに集約し、必要な情報をプロパティとして持たせることで、「どの案件が、どこまで進んでいるのか」をチームで確認しやすくする設計です。
ポイントは、いきなり完璧な自動化を目指さないことです。
まずは入力の場所をそろえる。次に、よく使う書式や確認項目をテンプレート化する。運用してみてから、必要な連携や改善を足していく。
この順番の方が、現場に無理が出にくいと感じています。
Notion導入は「人を減らす」ためではなく、価値ある仕事に戻すため
依頼受付や転記作業を仕組み化すると、単に作業時間が減るだけではありません。
確認漏れが減り、担当者が状況を把握しやすくなり、お客様への対応も安定しやすくなります。
空いた時間を、顧客対応の質を上げることや、改善提案を考える時間に使えるようになる。
ここが、Notion導入の大きな価値だと思っています。
効率化はゴールではなく、会社として価値ある仕事に時間を戻すための土台づくりです。
まずは依頼の入口を1つ見直してみる
もし社内で「同じ内容を何度も入力している」「担当者しか進捗が分からない」と感じる業務があれば、まずは依頼の入口を見直してみてください。
すべてを一気に変える必要はありません。
1つのフォーム、1つのデータベース、1つのテンプレートからでも、業務の見え方は変わります。
自社の業務課題や改善の優先順位を気軽に整理したい方は、まず「業務基盤タイプ診断」から試してみていただけると嬉しいです。
診断結果はメールで届くので、今の業務を見直すきっかけとして使いやすいと思います。
静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。
株式会社NOMORE 【Notion事務局】
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