AIの答え、そのまま使っていませんか｜Notionで育てる「確認の仕組み」3つの方法

直也三原

3 日前

読了時間: 3分

※本記事の事例は、実際の支援内容をもとに企業名を仮名にして紹介しています。

AIに任せるほど、逆に心配になる

「AIに議事録をまとめてもらったけれど、本当に合っているか不安で、結局全部自分で見直した」

そんな声を、中小企業の担当者の方からよくいただきます。

AIはとても速い。でも、たまに静かに間違えます。しかも間違えたときほど、自信たっぷりに答えるのが厄介なところです。便利さに甘えて丸ごと任せてしまうと、抜け漏れや間違いが、そのまま会社の記録として残ってしまいます。

私自身、カレンダーから月次のミーティング予定をAIに抽出してもらい、そのままデータベースへ登録してもらったことがあります。

作業自体はあっという間に終わりました。ただ、私はそこで終わらせず、「全部入ってる？」「5月は全部入ってる？」とAIに問い直しました。すると、5月分12件の再照合で、未登録の3件が見つかったのです。

AIが嘘をついたわけではありません。ただ、1回の処理で完璧にやり遂げるとは限らない。それ以来、「作ってもらった後に、必ず2回目のチェックを入れる」ことを自分のルールにしています。

1. 「完了」の定義に確認を含める

AIへの指示書に「作成した後、必ず2回目のチェックを行うこと」と一文を書き加えるだけで、確認が個人の注意力ではなく工程の一部になります。NotionのAI社員の指示書は一度書けば毎回その通りに動くので、この一行がそのまま会社の資産になります。

2. 「断言できない」を正直に残す

補助金の提案資料を作った際、AIの答えだけでは確証が持てない部分がありました。私はそこに「100%とは断言できません。管轄の窓口にご確認ください」と、あえて正直な注記を残しました。少し格好悪く見えるかもしれませんが、後から間違いが見つかって信用を失うより、ずっと良いと思っています。

3. 見つかったズレは、その場で直して終わらせない

間違いを見つけたら、AIを責めずに、まず事実だけ修正します。そして「次から同じ間違いをしないよう、指示書にこの指摘を反映して」と伝えます。1回の失敗が、仕組みの改善に変わる瞬間です。

弊社が支援している素材業の取引先様との商談で、AIに議事録を整理してもらったときのことです。

出来上がった議事録は、とても綺麗に整っていました。ただ、よく見ると、過去の会議の記録の中に「5月中に対応」という未来の予定が紛れ込んでいました。日付の前後関係が合わない、いわゆる時系列の矛盾です。

私たちはその箇所を、推測で埋めずに「記載なし・要確認」へ修正し、参加メンバーの名前も名刺データと照合して正確に登録し直しました。AIの出力は下書きとしてとても優秀です。ただ、最後に人が「時系列と事実」の目で通す。

このひと手間があるかどうかで、議事録は「なんとなくのメモ」か「会社の資産」かに分かれると感じています。

AIと上手に付き合うコツは、信じ切ることでも、疑い続けることでもありません。

「速く作ってもらう」と「人が最後に確認する」を、仕組みとして両立させることです。

「自社ではAIのどこまでを任せて、どこから人が確認すべきか分からない」という方は、無料の業務基盤タイプ診断で、自社の課題と優先順位を気軽に整理してみていただけると嬉しいです。結果はメールでお届けします。

静岡を拠点に、オンラインで全国の中小企業のNotion構築・伴走支援を行っています。

株式会社NOMORE 【Notion事務局】