Notionフォーム×エージェントで「問い合わせ対応」が止まらない仕組みを作る：情報が散る会社ほど効く導線設計

直也三原
2 日前
読了時間: 3分

「問い合わせが来たのに返答が遅れる」

「担当者が不在だと止まる」

「結局、誰が何を対応したか分からない」

この手の問題は、能力不足ではなく“情報の置き場”と“次の行動のルール”が決まっていないことが原因です。

ここ最近、Notionはエージェント機能とフォーム生成が強化され、「集める→整理する→動かす」までを一気通貫で作りやすくなりました。

今日は、企業がハマりがちな“問い合わせ対応の属人化”を、Notionだけで崩さずに整える設計をまとめます。

企業が陥る3つの地雷（ここを放置すると永遠に回らない）

入口が複数ある
メール、チャット、SNS、電話メモ、Webフォームなどが混在し、情報が分散します。
情報が揃わないまま動き出す
要件が曖昧なままやり取りが増え、担当者の負荷と工数が膨らみます。
判断が人に依存する
「誰が見るか」で対応品質が変わり、引き継ぎもできません。

解決策：フォームで入口を1つにし、エージェントで“次の行動”を固定する

考え方はシンプルです。

フォームで情報を必要十分に揃えて受け取る
受け取った内容をデータベースに保存する
エージェントに「分類・優先度判断・次アクション作成」を任せる
人は“返すべき答え”と“決めるべき判断”に集中する

ここが上手くいくと、問い合わせ対応は「頑張って回す仕事」から「自然に回る運用」になります。

実装イメージ（Notionで作る最小構成）

1) 問い合わせDB（まずはこれだけで良い）

最低限の項目はこの5つで十分です。

件名
相談内容（本文）
会社名 / 氏名
緊急度（選択）
ステータス（未対応 / 対応中 / 完了）

ポイントは、最初から項目を増やさないことです。

入力が面倒になると、フォームが機能しなくなります。

2) フォームは「聞く順番」が9割

フォーム設計のコツは、いきなり詳細を聞かないことです。

最初に「どの相談か」を選ばせる（例：導入相談 / 運用改善 / 社内教育 / その他）
次に「困っている状況」を短文で書かせる
最後に「期限」「関係者」「今ある資料」を任意で添付させる

人は“自分が何を答えるべきか”が見えると入力できます。

逆に、自由入力だけにすると高確率で情報が足りません。

3) エージェントに渡す指示は「判断基準」と「出力形式」を固定する

エージェント活用が失敗する典型は、ふわっと「いい感じに整理して」だけで終わることです。

運用で効く指示は、次の2点を固定します。

判断基準
例：緊急度が高い条件、対応期限の決め方、誰にアサインするかのルール
出力形式
例：
- 要約（3行）
- 課題の整理（箇条書き）
- 次の質問（足りない情報を3つまで）
- タスク化（誰が、いつまでに、何をするか）

ここまで型が決まると、担当者が変わっても品質が落ちません。

うまく回る会社の共通点：問い合わせを「案件化」しない

相談は最初から案件ではありません。

だから、最初から「提案資料作って」「見積作って」と進めると、空振りが増えます。

おすすめは、Notion上で以下を分けることです。

問い合わせ（入口、未確定）
商談（要件が揃ったら移す）
プロジェクト（受注後）

この3段階に分けるだけで、現場の疲弊が一気に減ります。

売上に直結するのは、実は“提案力”より“整理と分岐”です。

まとめ：Notionは「管理ツール」ではなく「判断と行動の土台」になる

問い合わせ対応は、放置すると必ず属人化します。

ただ、仕組みは難しくありません。

入口をフォームで統一する
情報をDBに集める
エージェントに分類と次アクションを固定させる
人は判断と関係構築に集中する

この形が作れると、対応が速くなるだけでなく「相談した側の安心感」も上がります。

対応が整っている会社は、それだけで信頼されます。