Notionで「口出しできない環境」を作る。属人化と人間関係の摩擦を、仕組みで減らす方法
- 直也 三原
- 1 日前
- 読了時間: 3分
現場でよくある悩みがあります。
「結局あの人に聞かないと進まない」
「言い方が強い人がいて、みんなが気を遣って動きが遅くなる」
「マニュアルがあると言いながら、最新がどれか分からない」
こういう状態が続くと、仕事のスピードが落ちます。しかも厄介なのは、誰か一人を責めても解決しないことです。
人を直接変えるのは難しい。だから僕は、環境とルールで変える方向を取ります。
今日は、Notionで「口出しできない環境」を作って、属人化と摩擦を減らす設計を整理します。
なぜ、組織は弱くなるのか（原因は能力ではなく“空気”）
僕が強く感じているのは、組織の生産性は「空気」に左右されるということです。
場を乱す人が一人いるだけで、周囲の優先順位が「本当に必要な仕事」から「怒られないための行動」にズレます。結果として、スピードがなくなります。
ここで重要なのは、「その人を排除する」ことではありません。現実的に難しいケースが多いからです。
代わりにやるべきは、その人が口出ししにくい仕組みを先に作ることです。
解決策：Notionで“ルールが先にある状態”を作る
Notionが強いのは、情報をただ置くだけではなく、「運用のルール」をページ構造で固定できる点です。
口頭確認が増える現場ほど、まず整えるべきはマニュアルです。
ポイントは3つです。
1. 「まずここを見る」を一箇所に固定する（マニュアルポータル）
Notionでマニュアルを作るとき、最初にやるのは“ページを増やす”ことではありません。
入口を1つにします。
マニュアルポータル（入口ページ）を作る
「業務カテゴリ別リンク」と「よくある質問」を置く
入口以外の導線はできるだけ増やさない
これで、探し方が統一されます。人によって「聞く」「探す」の行動がバラけると、属人化が加速します。
2. “生きているマニュアル”が分かるようにする（更新の責任と鮮度）
現場のマニュアルが機能しない原因は、内容よりも「鮮度が不明」なことです。
Notionでは、最低限次をセットで運用します。
最終更新日が見えること
誰が更新責任者か分かること
古い手順は残すのではなく、明確に“廃止”すること
「これ古いかも」が一番危険です。結局、口頭に戻ります。
3. 「見つからなかったら作る」をルール化する（仕組みとして強制する）
現場の質問が減らないのは、質問したほうが早い構造になっているからです。
なので、手順を決めます。
まずNotionのマニュアルポータルを見る
見つからなければ、該当ページに追記する
追記できない場合は、追記依頼を残す
これを続けると、「詳しい人に聞けばいい」が崩れます。
結果として、口出しが多い人ほど発言の優位性が下がり、組織の空気が整いやすくなります。
導入ステップ（最小構成でOK）
最初から完璧に作り込むと失敗します。
僕が推奨するのは、次の順番です。
マニュアルポータルを1ページ作る
よく聞かれる手順を10個だけ載せる
1週間運用して「口頭確認が減ったか」を見る
減った領域だけ、次を増やす
“自由に増やせる”のがNotionの良さですが、最初は自由にしないほうが定着します。適度な強制が、結果的に現場を楽にします。
相談導線（仕組みから整える）
もし今、
Notionを入れたのに、口頭確認が減らない
マニュアルが更新されず、結局詳しい人に依存している
人間関係の摩擦が原因で、仕事が遅くなっている
こういう状態なら、設計を少し変えるだけで改善することが多いです。
現状の業務フローとNotionの置き場所を一緒に見ながら、「まずどこを固定するべきか」を整理します。
まずは相談してみませんか。
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