Notionが定着しない本当の理由は「運用」ではなく「言葉の定義」にある

Notionを導入したのに、気づけば使われなくなる。

タスクは増えるのに、優先順位は見えない。

サイドバーのお気に入りは増え続けて、受信トレイの通知も溜まり続ける。

こういう状態に心当たりがある企業は少なくないはずです。私はNotionの構築支援をしていて、結局つまずくポイントはツールの機能ではなく、運用の前提にあると感じています。

この記事では、Notionを「ちゃんと仕事で使える状態」にするために、最初に揃えるべき考え方を整理します。

まず結論：Notionが定着しない原因は「タスク・プロジェクト・報連相」が混ざること

Notionでタスク管理がうまくいかない企業の多くは、そもそも言葉が混線しています。

• タスクとプロジェクトの違いが曖昧

• 報連相の中に、期限付きの業務が混ざる

• 相談とタスクが同じ場所で扱われる

この状態だと、情報の置き場所が定まらず、探せないし、引き継げないし、最終的に「見るのがしんどい場所」になります。

タスクとプロジェクトの定義（ここが揃わないと始まらない）

私の理解では、プロジェクトはタスクの集合体で、期限がロングタームのものです。タスクはその中の個々の作業で、短いものも長いものもある。

そして重要なのは「タスクの中にタスクはない。プロジェクトの中にタスクがある」という考え方です。

この定義が揃っていないと、誰かのタスクが別の誰かのプロジェクトになっていたり、逆にプロジェクトが単発タスク扱いされて、期限も責任も曖昧になります。

報連相は「言って終わり」になりやすい

報連相は、ナレッジが溜まっていくだけの場所になりがちです。検索性も低く、ストックとして残らない設計になっているケースも多い。

だから報連相の流れの中で、期限付きの業務をその場で処理しようとすると、あとで「どこに情報があるか分からない」状態になります。

シンプルにするほど生産性は上がる

私は、タスク管理で一番大事なのはシンプルさだと考えています。複雑さは生産性を下げる。

Notionのタスク管理テンプレートは世の中にたくさんありますが、正直わかりづらいものも多い。

情報が増えれば増えるほど、複雑さが人の判断を奪い、優先順位を奪い、結果として「結局、動けない」につながります。

「環境」で人は変わる。だから仕組みで変える

人を直接変えるのは難しい。

でも、システムやツールを使えば、行動を間接的に変えさせることはできます。

たとえば、わからないことがあればNotionのマニュアルを見る。

見つからなければマニュアルを作る。

このルールを徹底すると、属人化が減り、口出しだけで現場を止めるようなコミュニケーションも起こりにくくなります。

自由すぎる環境は必ずしも生産性が高いわけではなく、適度な強制が必要だというのも、現場で強く感じています。

導入がうまくいく企業の特徴：経営者が「現場の課題」を持っている

Notion導入がうまくいくのは、経営者自身が情報整理に課題を感じている会社です。

経営者が現場から離れていると、課題感が薄くなって、解決しようという活動になりにくい。

私は「経営者がプレイヤーの会社」をターゲットにすべきだという気づきを得ています。そこが揃うと、導入も定着も一気に進みやすくなります。

PASONAで整理：Notion定着の最短ルート

Problem（問題）

Notionを導入したのに、情報が散らかって、結局誰も見なくなる。

Affinity（親近感）

サイドバーが増えすぎて優先順位が分からない。

受信トレイの通知も溜まりっぱなし。

よくある話です。

Solution（解決策）

• タスク・プロジェクト・報連相・相談の定義を決める

• タスク管理はシンプルにする

• マニュアルを見る運用をルール化し、仕組みで行動を変える

Narrow down（絞り込み）

「Notionをきれいに作る」よりも、まずは定義とルールを揃える。

ここが揃うだけで、定着率が変わります。

Action（行動）

Notionの導入や定着で、

• タスクとプロジェクトが混ざってしまう

• 報連相の中で期限付き業務が迷子になる

• マニュアル運用が回らない

このあたりがボトルネックになっているなら、まずは現状を見せてください。

「いま何が混ざっているか」を一緒に整理して、定義と運用ルールを揃えるところから始めます。

まずは相談からしてみませんか。